西安铁路职业技术学院会计电算化帐务处理制度
为了如强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及安全、在会计信息处理和保存中的效用，根据财政部的有关规定，结合学院具体情况制定本规定。
（一） 财务部门应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的帐务文件，根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以追加新的会计科目，但已制单或记帐的会计科目不得修改或删除（帐务的个性工作由系统管理员执行）。
（二） 转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的20天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记账凭证进行。
（三） 任何登记入帐的经济业务都必须填制记账凭证，摘要区规范填入，在机器上填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号后的每一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。
（四） 记账凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记帐簿，复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记帐凭证进行复核签字，同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一个人，记帐凭证在记帐以前必须打印输出（记帐凭证清单），没有打印输出的记账凭证不得登记入帐。
（五） 总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订，出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证，收入或付出款项，出纳人员可以不登记订本式日记帐，如现金处理收支较多可根据需要自设辅助帐。
（六） 财务部门根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记帐期限，每月至少记帐一次，每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐，至少每月核对一次总帐，每季度核对一次明细帐。
（七） 必须将储存在计算机内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，每年年初完成了上年的财务决算后，及时将全部帐簿数据打印输出。
二OO八年一月一日
《会计电算化操作管理制度》
为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全，特制定本制度
一.操作使用人员
操作使用人员是指有权使用会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员或财务部门工作人员。
根据会计电算化工作要求财务部门配备以下操作使用人员：
（一） 系统管理人员：负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作使用人员的工作权限，并设置操作使用人员的保密字。
（二） 数据录入员：按照操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员，数据录入员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得进行凭证复核操作，出纳人员，系统维护人员不能担任数据录入员工作。
（三） 系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作，实施维护时不准个性数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。
（四） 用于会计电算化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用，其他人员一律不允许上机。操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。
（五） 出纳员、维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作。
（六） 备份数据光盘和存档数据光盘、帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。
二、 会计凭证的审核与管理
会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据。必须保证入帐前录入计算机的会计凭证准确、可靠，因此应从以下几个方面严格把关。
（一） 业务凭证的审核
财务部门收到业务人员编制的业务凭证后首先由稽核人员审核业务发生的真实性和准确性，确认无误后再审查业务凭证有无业务负责人，业务主管的签章，如确认无误则上机制单依此手工编制记帐凭证。
（二） 手制记账凭证的审核
制单人手工编制完的记账凭证必须交稽核人员审核后才能交数据录入员录入。稽核人员必须认真审核凭证摘要的规范性、清晰性；凭证分录和数据的真实性、准确性，如无误再检查凭证科目的平衡关系，最后审查制单人是否签字。
（三） 机制凭证的复核
数据录入员录入凭证数据后，由数据复核人员对录入的凭证进行复查，确保与手工凭证的一致性，复核人员复核无误后签字。
（四） 复核后的凭证必须打印输出，并经有关人员（稽核员、制单员、出纳、数据录入员、数据复核人员、会计主管等）确认签字后方可进行记帐操作。
二OO八年一月一日
会计电算化硬件设备维护管理制度
为了保障会计电算化硬件设备的正常运行，加强会计电算化硬件设备的管理，特制定本制度。
一、 硬件设备配置情况
会计电算化硬件设备是指专门用于或主要用于会计电算化的计算机及其配套设备，包括计算机主机、显示器、打印机等。为了确保会计电算化工作的正常进行，财务部门配备专用计算机、打印机。这些计算机设备专门用于会计电算工作。其他部门不得任意使用或占用。
二、 硬件设备的维护与管理
1、 硬件设备的管理
会计电算化专用硬件设备由财务部门统一管理和使用，其他部门一般情况下不得使用财务硬件设备，确需使用时必须经财务部门有关负责人批准，并确认不影响会计电算的正常工作，操作使用硬件时必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间。
为使会计电算化设备有一个良好的运行环境，财务部门应设专门机房，机房内应保持良好的卫生环境。
会计电算化设备专门用于运行帐务处理系统、报表处理系统和其他会计事务处理，任何人员不得将其用于游戏、个人文字处理，不得用于对外服务。
2、 硬件设备的维护：
硬件设备的维护是对计算机硬件进行检测、功能修复及零部件配置工件。
三、 安全与保护
1、 财务部门必须加强会计电算化安全与保护工作。
2、 计算机和打印机除每周一次全面检查外，应定期清洗计算机和打印上的脏物。
3、 为了保障计算机安全正常地运行，机房应装置空调设备，以保持适当温度，机房内不准抽烟，杜绝一切火源，为防意外事故的发生，机房内应配备灭火设备。
4、 机房内的一切电器设备必须经过用电管理部门同意后才能安装：
（1） 机房内只能有一个电源总闸开关，该总闸开关由专业电工安装，财务部门必须指定专人操作。
（2） 突然停电时必须立即关掉总闸开关及所有电器设备。
（3） 操作人员离开机房时应关闭自己使用设备的电源，下班时必须关闭机房内电源总闸。
（4） 硬件设备的启用必须遵照以下顺序：
首先开总闸开关；其次开UPS电源设备；第三开打印机；第四开显示器；第五开计算机主机。
二OO八年一月一日
会计电算化软件维护管理制度
为了保障会计软件的正常运行，加强会计软件的管理，特制定本制度。
一、 会计软件配置情况
会计核算软件是用于完成会计业务处理的软件及其有关资料。按照上级部门的统一安排，财务部门配备了用友电子财务技术有限公司研制的"通用帐务处理软件"、"通用报表软件" 等。
二、会计软件的维护与管理
1、 会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常实现所能实施的程序修正，会计软件参 数高速和会计数据的更正和会计软件参数的高速一般由用友公司实施，会计数据的更正与恢复一般由系统维护人员负责，其他操作有关员一律不得进行维护操作，维护人员实施数据更正与恢复必须作好详细记录。
2、 程序修正与会计软件数据高速手续
（1） 操作使用人员在实际工作中发现"用友财务软件"的原设计功能未正常实现（如套打控制不准确）时，立即作详细记录后报告系统管理员。
（2） 系统管理员对用友公司提出程序修正和会计软件参数调整要求。
（3） 财务部门在收到用友公司修正程序或调整参数后的正确软件时，应由系统管理员进行安装和运行，测试后才能交操作使用人员运行。
3、 会计数据的修正与恢复
（1） 会计数据的修正与恢复操作必须由系统维护人员或用友公司专业维护人员负责，其他操作人员均不得进行维护操作。
（2） 由于凭证填制或录入错误而导致会计帐簿数据的错误只能通过凭证更正方法进行数据的更正，不得通过维护操作给予修正。
（3） 下述情况维护人员才能实施数据修正操作：
A、 未录入年初余额或年初余额未平但已记帐。
B、 记帐时中断。
C、 错误操作引起的数据错误。
（4） 一般情况不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已被破坏，并无法修正或换硬件设备时才能实施数据恢复操作。
（5） 数据修正与恢复的程序：
A、 系统管理员对维护人员提出数据修改和恢复要求。
B、 系统维护人员在系统管理员或会计主管人员的指导下修正或恢复会计数据。
C、 系统管理员对检查修正或恢复后的数据，确定准确无误后通知操作使用人员。
4、 会计软件的管理：
（1） 财务部门在获得会计软件后必须做好多套软盘备份。
（2） 用于操作的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。
四、 安全与保护
1、 财务部门必须加强会计软件、会计数据的安全与保护工作。
2、 操作人员运行的会计软件必须是经过编译的程序，会计数据文件存放的子目录必须设有密码。
3、 应根据软件提供的功能和工作需要放置操作人员的操作权限和密码，操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄密。
二OO八年一月一日
《会计电算化档案管理制度》
为了加强会计档案管理，确保会计档案的安全，特制订本规定：
（一） 单位应根据帐簿数据准确编制或由机器正确生成会计报表，报表格式由会计主管部门统一设计或认可。
（二） 报表的编制要求做到数据真实，计算正确，内容完整，手续齐备，做到帐证，帐表，表表之间勾稽严密，有所属单位的应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，并将本单位报表，所属单位报表和汇总表一并报出，书面报表必须由分管财务的领导，财务负责人和制表人签名盖章。
（三） 单位的会计档案包括存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证，会计帐簿和会计报表。
存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得抹去。
由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。
（四） 必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现住处存储的，每月备份不得少于一次，不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份软盘的副本，不得修改硬盘和备份软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。
（五） 必须妥善保管好会计数据的备份软盘，可由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全 ，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储，硬盘和下式备份软盘不得随便乱放和外借。
（六） 会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在两个地点以上，应根据数据量和硬盘容量的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以得于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。
（七） 磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等 ，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全和正确负责。
二OO八年一月一日
《计算机上机操作记录制度》
为了更好地完成系统维护的任务，了解故障发生的原因、地点、时间，以及如何处理和处理结果等情况，并作为下阶段合理调整机时分配的依据，严格财务微机管理制度，现规定如下
一、 计算机操作人员必须登记当天所有上机操作情况。要求填写日期，操作员姓名，操作内容，运行时间和运行情况。
二、 操作过程中没有问题则在运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有总是发生则应及时登记记录并向系统管理员报
三、 不得进行未作登记记录的任何软硬件维护工作。
四、 系统管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有所记载，对于重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。
五、 要真实完整地填写操作记录，发生问题不登记者，按经济责任制有关条款处理，以上规定由系统管理员监督执行，请所有操作及维护人员遵照执行。
二OO八年一月一日
《会计电算化岗位经济责任制》
随着会计电算化进程的不断加快，电算化的应用在财务会计核算管理方面无论在范围上是在层次上都有很大的发展，为了使我院会计电算化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高，确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性，特制订如下会计电算化岗位经济责任制。
一、 会计电算化管理岗位：
根据本企业的管理核算特点及上级对会计电算化管理岗位设置的要求，为了稳妥地进行以计算机替代手工帐的过渡，在总会计师领导下，本着财务会计岗位围绕电算化开展工作，更好地发挥计算机为财务管理，核算服务的原则，以计算机替代手工帐后本厂设置如下管理岗位：
岗位：会计主管、岗位主管、系统管理、稽核、底稿制作、计算机操作、传票复核、软件开发、出纳、内勤、成本管理、内部银行管理、往来帐管理岗、专用基金管理、销售管理。
二、 岗位职责：
（一） 总会计师：对企业会计电算化发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用项目进行决策，保证会计电算化工作的健康发展。
（二） 会计主管：制订会计电算化发展规划，为总会计师提供重大硬件、硬件使用，应用项目的决策依据，根据企业特点合理的设置电算化管理岗位及配备岗位人员，检查岗位人员工作情况，严格执行责任制对各岗位人员经济责任的约束条款。
（三） 会计电算化管理岗：
（1） 参与制定三厂会计电算化发展规划及电算化管理制度。
（2） 执行对操作人员的管理和计算机档案管理职责，对会计软件进行日常维护运行，保证计算机软件及硬件的财产。
（3） 报告计算机故障并采取相应的处理措施，遇重大的系统运行故障必须根据故障的发生，处理情况填写故障报告单并及时报予电算化主管。
（4） 正确分配系统操作人员的使用权限，参与软件开发的管理。
（5） 保证各种电算化管理规定的正确实施。
（四） 岗位主管：
（1） 电算化、成本、计划岗位主管：
A、 协助会计主管制订电算化发展规划及为总会计师提供重大硬件，软件使用及应用项目的决策依据，负责软件开发的管理。
B、 协调系统管理与会计管理岗位工作，保证计算机辅助财务管理工作过渡及协调发展保证各级电算化管理制度的正确执行。
C、 公司或本管理及财务计划的制定、预测。
D、 组织各岗位对公司经济活动进行准确及时的分析。
E、 为会计主管提供岗位经济责任制考核依据。
（二） 资金、专用基金岗位主管：
A、 负责银行、现金出纳岗、销售岗、往来岗、专用基金岗的日常管理。
B、 上缴利润、税金、留利及货款的管理。
C、 流动资金的日常核算管理。
D、 配合电算化主管使本主管岗位的电算化应用不断完善。
E、 为会计电算提供岗位责任制考核依据。
（五） 系统操作岗：
（1） 执行系统管理员对本岗位工作的全体指挥、要求。
（2） 及时准确地输入及生成各种会计凭证、帐簿、报表。
（3） 通过系统管理员及时准确地为领导提供所需的查询数据。
（4） 系统管理员给本岗位设置的口令不得告知其他任何人。
（5） 正确执行电算化管理规定中有关操作、使用、备份等条款。
（六） 软件开发岗：
（1） 执行系统管理员对本岗位工作的全体指挥、要求。
（2） 未经电算化主管、系统管理员核准的开发项目不得上机。
（3） 开发的软件应充分利用本厂已经应用的信息系统、报表系统的功能，并容易接受、掌握。
（七） 档案管理岗：
（1） 执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。
（2） 对存贮在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证帐、报表等要及时备份。停车场份软盘要编号及加盖印章归档，对企业会计核算结果的历年资料要备份三份，分别存放在不同地点。
（3） 对购置或自行开发的会计软件的软件文本要作为会计档案永久妥善保存，并负责督促计算机凭证、帐簿、报表的装订归档。
（4） 对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作。
（5） 注意保管查看计算机操作记录，发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录的整理装订、归档。
（八） 稽核岗：
（1） 审核原始凭证的合法性及是否经经办人、验收人、主管领导签字。
（2） 审核凭证制作底稿是否规范，运用会计科目是否合理，借贷是否平衡。
（3） 发现不合理的原始凭证及传票制作底稿，及时退回业务发生岗位进行合格性处理。
（4） 鉴于业务处理时间问题至少一周内对所有原始凭证及凭证制作底稿全面审核一次，确保凭证制作质量。
（5） 稽核后的凭证要加盖岗位人名的印章，并对所有因人为因素造成又无及时稽核发现的凭证制作质量问题通知系统管理员进行处理。
（九） 复核岗：
（1） 保证计算机记帐前凭证制作质量起到把关的作用。
（2） 复核计算机凭证与凭证制作底稿的一致性，配合稽核人员及时发现原始凭证，凭证底稿的质量问题。
（3） 按日整理当日所有原始凭证、凭证底稿及计算机凭证完整的交付装订人员进行装订。
（4） 按日进行每笔经济业务凭证的复核，发现问题后属于操作问题通知操作人员进行处理，属于系统维护总是通知系统管理员进行处理。
（5） 负责审核计算机操作人员的操作结果并对审核结果负责，复核后的凭证要加盖岗位人员印章。
（十） 其他业务岗位：
（1） 其他业务岗位按原经济责任制规定内空开展工作，发生问题按原条款处理。
（2） 其他业务岗位要全力配合电算化工作，执行领导对各岗位指定的有关电算化管理方面的要求。
（3） 未经系统管理人员允许，不得私自上机操作。
（4） 现金及银行出纳、档案管理员暂时负责每日凭证的装订工作并负责凭证封面要求内容的填写。
（5） 各岗位要及时发现本岗位不适于计算机管理方面的总是并努力提出有利于会计电算化发展的建议。
三、关于各岗位工作的奖惩规定：
各岗位的职责条款与当期的资金挂钩，实行百分制考核，每岗位的五条职责共一百分（第条款二十分），如果岗位人员有违反本岗位职责的问题，经会计主管、岗位主管、系统管理员认定，按职责的内容扣除相应的分数。计奖实行活分活值考核。
计算公式：
资金分值=部门资金总额/各岗位得分总和
岗位人员得奖额=各岗位实得分数*奖金分值
上述制度从公布之日贯彻执行。以后根据实际情况及财政部有新的规定再行修订。
