物资设备采购管理办法

 

 为了规范我院物资设备采购管理工作，建立有效的采购运行机制和管理工作机制，依据《中华人民共和国政府采购法》﹑《西安市财政局关于市级单位政府采购工作运行程序的通知》等有关文件，结合我院实际，制定本办法。

 一、物资设备采购原则

（一）凡利用学院事业经费﹑专项拨款、专项贷款和院内各类公有资金支付的物资设备的采购均按本办法执行。

（二）采购物资设备包括：各类教学、科研、管理、后勤服务所需的物资、仪器、设备、图书资料、家具等。

（三）学院成立物资采购领导小组由院长、主管院长为组长、副组长，负责监督指导招标工作，审核批准招标文件。计划财务处、监察处、申请物资设备采购部门负责审定采购方式制定招标方案并参加招标工作的全过程，组织和监督设备验收；处理设备采购中的投诉事项等。

（四）计划财务处资产管理科是学院物资设备采购管理的职能部门，学院物资设备采购的具体事宜由计划财务处负责协调和组织，任何部门和个人对外签定的物资设备采购合同无效。

 二、采购计划的申报和审批

（一）物资设备的采购计划应根据我院建设和专业发展的需要和教、科研以及各项事业的发展来确定。

（二）各系（部门）无论是用何种经费购置设备，均应提前向计划财务处资产管理科进行申报（填报附表1）。申报采购计划时应慎重考虑值的须要性，安装、使用的环境，管理条件的可性以及经费的使用等因素。购置单价在5万元以上的仪器设备，申报部门必须认真进行调研，并附可行性论证报告。

（三）采购计划应写明采购的理由、物品品种、质量标准、规格型号、须求数量、预算价格、预算总金额等。计划经批准后原则上采购内容不得变更，对于因技术指标不清、配置清单不详造成采购与实际不符的，其责任由申购部门承担。

（四）根据西安市财政局采购管理处要求及招标采购工作的特殊性，申报部门应按教学、科研、管理、后勤事业发展的实际需要和使用时间，对设备采购计划做到提前申报，每年6月底前申报下一年度采购预算，报学院计划财务处资产科汇总审核经院长办公会批准后根据西安市政府采购限额标准规定逐级上报审批。

 三、采购方式认定和程序

（一） 上报的采购项目及预算计划经西安市教育局、西安市财政局审批后，按西安市市级单位政府集中采购的有关规定执行，属于政府采购项目由学院计划财务处资产管理科填报《西安市市级单位政府采购项目实施申请审批表》由西安市政府采购管理处负责实施。

（二）经上级批准由我院自主采购的项目，在我院设备采购小组的领导下由财务处资产科负责组织或委托招标公司实施。

（三）学院自主采购项目应当遵循国家物资采购相关规定办理，本着公开、公正、公平、高效和维护学院利益的原则，在保证技术标准的前提下，做到货比三家，以最好质量和最低价格进行采购。采购方式可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源采购方式行。

 1.公开招标，由相关组织机构以公告的形式发布招标信息。

 2.邀请招标采购，是指以招标邀请书的形式邀请三家或三家以上符合相应物质条件的供应商集中投标的采购方式。

 3.竞争性谈判采购，是直接邀请三家或三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。 属于下列情形之一的，可以采取竞争性谈判采购方式：

（1） 邀请招标后，没有供应商投标或者没有合格标的；

（2） 因出现不可预见情况紧急需采购，无法按照邀请招标方式进行；

（3） 因投标文件的准备较长，无法按照规定时间内进行邀请招标；

（4） 供应商准备投标文件需要高额费用；

（5） 对专业性很强或技术性强、指标有特别要求；

（6） 采购物资设备单价不足1万元、批量或系统集成不足3万元（不含政府要求集中采购项目）；

（7） 学院物资设备采购小组认定的其它情况。

 4.询价采购，是指对三家或三家以上的供应商提供的性价比进行比较，以确保性价比具有竞争性的采购方式。（属于采购价格弹性不大的标准规格的物资设备且有现货）。

 5.单一来源采购，是指向供应商直接购买的采购方式。

 属于下列情形之一的，可以采取单一来源采购方式：

（1）只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其它方式替代；

（2）原采购的后续维修、零配件供应和更换必须向原供应商采购的；

（3）在原有招标范围内，如有同类或同型号设备需求且金额不超过原合格同价格的；

（4）对已有采购项目进行配套或后续扩充的；

（5）经院设备采购小组批准、认定的其它情况。

 四、供货与验收

（一） 无论采用何种采购形式，（除金额较小外）应由计划财务处会同设备申请部门与供应商签订书面供货合同，明确供需双方的权利和义务、付款方式、物资设备技术要求、供货时间、验收等内容。合同中有关技术参数要求应有使用部门负责人的签字确认。对于涉及安装、布线等工程的项目，使用部门应派人作为项目监理。

（二）在供货合同中，应留3-5﹪的质保金，以保证质保期内物品的质量及售后服务。在质保期满后，所供设备能正常使用的，退还质保金。质保期内违约的，质保作为违约金扣除。

（三）合同额3万元以下的设备到货后，由使用部门组成验收小组，进行开箱、同额3万元—10万元的，使用部门在组织验收时，应有财务处资产管理科人员参加；合同额在10万元以上的，应有使用部门负责人和专业技术人员参加的学院设备采购小组进行验收。

（四） 验收以合同约定及招标、投标文件为标准，对物资设备的功能、性能、精度、附件及随机资料进行检查，确保所购设备能够满足教学、科研等的需要。

（五） 验收时间：一般常规物资设备到使用部门后，一周内完成验收；需要安装调试的专用设备，20天内完成技术验收；不需要安装调试的专用设备，10天内完成技术验收；批量或成套性物资设备，10天内完成验收。

（六） 凡在验收中发现有问题的物资设备，必须在规定的索赔期内，由财务处会同使用部门一起进行索赔及善后处理工作。

（七） 验收小组应严格按照标准进行验收并填写验收记录表（附表2），明确验收结论，所有参与人员必须在验收表上签字，设备验收表、项目审批表、合同、发票作为办理物资设备建账、财务报销依据并资产管理科存档备查。

附件：1.西安铁路职业技术学院设备购置、施工项目申请审批表（附件一）

      2.西安铁路职业技术学院设备购置、施工项目竣工验收表（附件二）

      3.西安铁路职业技术学院招（议）标采购开标记录表（附件三）

 本办法编制参考文件：

  1. 《中华人民共和国政府采购法》﹑

  2. 《西安市财政局关于市级单位政府采购工作运行程序的通知》市财发〔2003〕859号

  3. 《2008年西安市政府采购目录和限额标准的通知》市政办发〔2008〕125号

 

                                                          二OO八年九月十五日